일본 퇴사·이직 필수서류 총정리｜회사에서 반드시 받아야 할 서류

일본 회사를 퇴사할 때 회사에서 받아야 할 서류를 놓치면 건강보험, 국민연금, 실업급여, 연말정산 절차가 모두 지연될 수 있습니다. 어떤 서류는 회사가 자동으로 발행하지만, 실업급여 신청 여부나 퇴직금 지급 여부에 따라 본인이 요청해야 하는 서류도 있습니다.

특히 이직표, 원천징수표, 건강보험 자격상실증명서, 고용보험 피보험자증은 용도와 제출처가 전혀 다릅니다. 비슷해 보이는 퇴직증명서와 재직증명서도 구분해야 합니다. 이 글에서는 퇴사·이직 시 회사에서 받아야 할 서류와 사용처, 발급시기, 분실 시 대응방법을 정리합니다.

핵심 서류

• 이직표 1·2: 실업급여 신청
• 급여소득 원천징수표: 이직한 회사 연말정산·확정신고
• 고용보험 피보험자증: 새 회사 고용보험 가입
• 건강보험 자격상실증명서: 국민건강보험·가족 피부양자 신청
• 기초연금번호 확인서류: 국민연금·새 회사 연금 가입
• 퇴직증명서: 퇴직사실·기간·직무 등 증명

서류 전체 목록

서류	주요 용도	발급·수령 시점
離職票1・2	실업급여 신청	퇴직 후 회사·할로워크 처리 후
給与所得の源泉徴収票	연말정산·확정신고	원칙적으로 퇴직 후 1개월 이내
雇用保険被保険者証	새 회사 고용보험 가입	퇴직 시 반환 또는 재발행
健康保険資格喪失証明書	국민건강보험·피부양자 신청	자격상실 후
退職証明書	퇴직사실·직무·임금 등 증명	근로자 요청 시 발급
退職所得の源泉徴収票	퇴직금 세액 확인	퇴직금 지급 시, 원칙적으로 1개월 이내

이직표 1·2

이직표는 실업급여 신청에 사용하는 핵심서류입니다. 이직표 1에는 본인정보와 계좌 관련 항목이, 이직표 2에는 퇴직 전 임금과 이직사유가 기재됩니다. 회사가 하로워크에 상실신고와 이직증명서를 제출한 뒤 발급됩니다.

다음 직장이 이미 정해져 실업급여를 신청하지 않을 예정이라면 회사가 이직표 발급을 생략하는 경우가 있습니다. 그러나 예정이 바뀔 수 있으므로 필요하다면 퇴사 전에 발급희망을 전달하세요.

이직사유를 반드시 확인해야 하는 이유

이직표 2의 퇴직사유는 실업급여 대기·급부제한과 국민건강보험료 경감 가능성에 영향을 줄 수 있습니다. 자기사유인데 회사사정으로 적혔거나 반대로 기재되었다면, 할로워크에서 이의제기하고 증명자료를 제출할 수 있습니다.

급여소득 원천징수표

한 해 퇴직일까지 받은 급여와 상여금, 사회보험료, 원천징수세액을 정리한 서류입니다. 같은 해 재취업하면 새 회사에 제출하여 이전 회사 소득을 합쳐 연말정산합니다. 연내 재취업하지 않으면 확정신고에 사용합니다.

원칙적으로 연도 중간 퇴직자는 퇴직 후 1개월 이내 교부 대상입니다.

▶ 일본 퇴사 후 원천징수표 받는 법

고용보험 피보험자증

고용보험 피보험자번호가 기재된 서류입니다. 새 회사는 이 번호를 이용해 이전 가입이력을 이어서 자격취득 신고를 합니다. 회사가 보관했다가 퇴직 시 돌려주는 경우도 있고, 마이넘버 등으로 확인하여 별도 서류를 주지 않는 경우도 있습니다.

분실해도 할로워크에서 재발행하거나 새 회사가 번호를 조회할 수 있으므로 지나치게 걱정할 필요는 없지만, 있으면 입사절차가 빨라집니다.

건강보험 자격상실증명서

회사 건강보험 자격이 언제 끝났는지 증명하는 서류입니다. 국민건강보험 가입, 배우자 건강보험 피부양자 신청, 임의계속 절차에서 요구될 수 있습니다. 회사나 건강보험조합이 발급합니다.

▶ 일본 퇴사 후 건강보험 선택법

기초연금번호 관련 서류

기초연금번호통지서, 연금수첩, 마이넘버 등으로 연금번호를 확인합니다. 새 회사 후생연금 가입이나 퇴사 후 국민연금 전환에 필요할 수 있습니다. 과거 종이 연금수첩을 받은 사람은 버리지 말고 보관하세요.

퇴직증명서

퇴직증명서는 근무기간, 업무종류, 지위, 임금, 퇴직사유 등을 증명하는 서류입니다. 근로자가 요청하면 회사는 법에서 정한 범위에서 지체 없이 교부해야 합니다. 근로자가 요청하지 않은 사항을 임의로 기재해서는 안 됩니다.

취업비자 갱신, 대출, 새 회사 경력확인, 국민건강보험 절차 등에서 요구될 수 있습니다.

재직증명서와 퇴직증명서 차이

서류	발급 시점	주요 용도
재직증명서	재직 중 또는 회사 정책상 퇴직 후	현재 재직사실 증명
퇴직증명서	퇴직 후	퇴직사실·근무기간·직무 증명
경력증명서	회사 양식에 따라	상세 업무경력 확인

퇴직소득 원천징수표

퇴직금을 받은 경우 퇴직금 총액, 퇴직소득공제, 원천징수세액, 주민세 등이 적힌 별도 원천징수표를 받습니다. 급여소득 원천징수표와는 다른 서류이며, 원칙적으로 퇴직 후 1개월 이내 교부됩니다.

▶ 일본 퇴직금 세금 계산법

회사에 반납하는 서류·물품

반납물	주의점
회사 건강보험증·자격확인서	퇴직 다음 날부터 사용 금지
사원증·출입증	분실 시 즉시 신고
회사 PC·휴대전화	개인정보 삭제 전 회사 지침 확인
유니폼·열쇠·법인카드	반납확인 기록 보관

서류를 언제 요청해야 할까?

퇴사 의사가 확정되면 인사담당자에게 서류목록을 이메일로 보내고 발급일과 배송방법을 확인하는 것이 좋습니다. 퇴사 후에는 사내메일과 포털에 접근할 수 없으므로 개인 이메일과 새 주소를 알려야 합니다.

퇴직 후 주소가 바뀌는 경우

원천징수표와 이직표는 퇴사 후 우편으로 도착하는 경우가 많습니다. 이사 예정이라면 회사에 새 주소를 알리고 우체국 전송신청도 해두세요. 해외 귀국이면 PDF 전자교부 또는 일본 내 연락처로 발송 가능한지 확인합니다.

서류가 오지 않을 때 대응

1. 회사에 발급예정일과 발송주소를 확인합니다.
2. 이직표는 회사가 하로워크에 제출했는지 확인합니다.
3. 원천징수표는 퇴직 후 1개월 기한을 기준으로 재요청합니다.
4. 건강보험 증명서는 보험자 직접 발급 가능 여부를 문의합니다.
5. 회사 폐업·연락두절이면 하로워크·세무서·연금사무소에 상담합니다.

디지털 파일 보관법

종이서류를 받은 뒤 스캔해 PDF로 보관하면 분실에 대비할 수 있습니다. 파일명에 연도, 회사명, 서류종류를 넣으면 찾기 쉽습니다.

• 2026_ABC회사_원천징수표.pdf
• 2026_ABC회사_이직표1-2.pdf
• 2026_ABC회사_건강보험자격상실.pdf

새 회사에 제출하는 서류

새 회사 제출 가능 서류	목적
원천징수표	연말정산
고용보험 피보험자증	고용보험 이력 연결
기초연금번호	후생연금 가입
주민세 납부서	특별징수 전환 요청
퇴직증명서·경력증명서	경력 확인

회사에 요청할 일본어

퇴직 후 필요한 서류의 발행일과 발송방법을 확인하고 싶습니다.

退職後に必要な書類の発行日と発送方法を確認したいです。

이직표, 원천징수표, 건강보험 자격상실증명서 발급을 부탁드립니다.

離職票、源泉徴収票、健康保険資格喪失証明書の発行をお願いします。

최종 체크리스트

• □ 이직표 발급희망 전달
• □ 원천징수표 발송주소 확인
• □ 고용보험 피보험자번호 확인
• □ 건강보험 자격상실증명서 요청
• □ 기초연금번호 확인
• □ 퇴직증명서·경력증명서 요청
• □ 퇴직금 원천징수표 확인
• □ 주민세 처리방식 확인

자주 묻는 질문

이직표는 회사가 무조건 주나요?

실업급여 신청 희망을 전달하면 회사가 발급절차를 진행합니다. 바로 재취업하는 경우 생략될 수 있어 미리 요청하는 것이 좋습니다.

고용보험 피보험자증을 잃어버렸습니다.

하로워크 재발행이나 새 회사 조회가 가능할 수 있습니다.

원천징수표는 이메일 PDF만 받아도 되나요?

전자교부가 가능하지만 제출처가 종이를 요구하는지 확인하세요.

퇴직증명서에 퇴직사유를 꼭 적어야 하나요?

근로자가 청구한 항목만 기재하는 것이 원칙입니다. 필요하지 않다면 사유를 제외해 요청할 수 있습니다.

회사에서 서류 발급을 미룹니다.

서류별 법정기한과 관할기관이 다르므로 하로워크, 세무서, 노동기준감독서 등에 상담하세요.

퇴직 전 회사에 보내는 서류요청 목록

퇴직면담이 끝나면 필요한 서류를 구두로만 요청하지 말고 이메일로 목록화하세요. 담당자와 발행부서가 다른 서류가 많아 인사팀이 한 번에 준비하지 못할 수 있습니다.

• 이직표 1·2 발행 희망
• 급여소득 원천징수표 발송일
• 건강보험 자격상실증명서
• 고용보험 피보험자증
• 퇴직증명서·경력증명서
• 퇴직금 명세서와 퇴직소득 원천징수표
• 마지막 급여명세서

서류별 발급 주체

서류	실제 처리 주체
이직표	회사가 이직증명 제출 후 하로워크 발급
급여 원천징수표	회사 급여·세무담당
건강보험 자격상실증명서	회사 또는 건강보험자
고용보험 피보험자증	회사 보관분 반환 또는 하로워크 재발행
퇴직증명서	회사

이직표가 늦어지는 이유

마지막 급여와 이직 전 6개월 임금확정 후 회사가 하로워크에 이직증명서를 제출하기 때문에 시간이 걸릴 수 있습니다. 회사가 전자신청을 늦게 하거나 이직사유 확인에 시간이 걸리면 발급이 지연됩니다. 실업급여를 빨리 신청해야 한다면 회사에 제출예정일을 구체적으로 물어보세요.

이직표가 없어도 하로워크 상담은 가능할까?

서류가 늦을 때는 퇴직증명서와 신분증을 가지고 하로워크에 상담할 수 있습니다. 일정 기간이 지나도 회사가 절차를 하지 않으면 하로워크가 회사에 확인하거나 임시 절차를 안내할 수 있습니다.

퇴직증명서에 넣을 수 있는 항목

청구 가능 항목 예시	용도
사용기간	근무기간 증명
업무종류	경력확인
지위	직책 증명
임금	대출·행정절차
퇴직사유	필요한 경우에만 요청

회사는 근로자가 청구하지 않은 사항을 임의로 기재해서는 안 되는 것이 원칙입니다. 퇴직사유가 불필요한 제출처라면 제외해 달라고 요청할 수 있습니다.

경력증명서에 상세업무를 넣고 싶다면

법정 퇴직증명서보다 상세한 프로젝트·기술·담당업무가 필요하면 회사 양식의 경력증명서나 상사의 서명확인서를 요청해야 합니다. 퇴사 후 담당자 이동이나 조직개편이 생기면 상세증명 발급이 어려워질 수 있으므로 재직 중 초안을 협의하는 것이 좋습니다.

외국인 근로자가 추가로 챙길 서류

• 재직기간과 직무가 적힌 퇴직증명서
• 고용계약서 사본
• 최근 급여명세서
• 원천징수표
• 사회보험 가입기록
• 회사명·주소·연락처 기록

체류자격 변경·갱신, 소속기관 신고, 영주권 신청에서 과거 직무와 소득을 확인할 수 있으므로 장기보관이 필요합니다.

마이넘버가 있으면 서류가 전부 필요 없을까?

행정기관이 마이넘버로 일부 정보를 조회할 수 있어도 모든 절차에서 종이·PDF 증명이 사라지는 것은 아닙니다. 회사와 지자체 시스템 반영시차가 있어 자격상실증명서나 원천징수표가 여전히 필요할 수 있습니다.

전자서류의 진위확인

회사 포털에서 받은 PDF는 원본파일을 그대로 보관하고, 인쇄본만 남기지 마세요. 전자서명이나 발행일, 회사정보가 포함된 원본이 제출처에서 더 유용할 수 있습니다. 파일 다운로드기한이 짧은 포털은 퇴사 전에 모두 저장해야 합니다.

퇴사 후 회사포털 접근이 끊기는 항목

• 과거 급여명세서
• 상여금 명세서
• 근태기록
• 연차 잔여일수
• 인사평가·직무기술서
• 사내 교육수료증

개인적으로 보관이 허용되는 범위에서 필요한 자료를 PDF로 저장하되, 회사 기밀과 개인정보는 가져가면 안 됩니다.

마지막 급여명세서가 중요한 이유

마지막 급여명세서는 일할 기본급, 잔업수당, 연차, 주민세 일괄징수, 사회보험료를 확인하는 자료입니다. 원천징수표 총액이 이상할 때 대조자료로도 사용하므로 최소 몇 년간 보관하세요.

서류 분실 시 재발행 경로

분실서류	재발행 문의
원천징수표	퇴직한 회사
고용보험 피보험자증	하로워크
기초연금번호	연금사무소·ねんきんネット
건강보험 자격상실증명	회사·보험자
주민세 납부서	지자체 세무부서

새 회사 입사서류와 연결하기

퇴직서류를 받은 뒤 새 회사 입사체크리스트와 연결하면 누락을 줄일 수 있습니다. 원천징수표는 연말정산, 고용보험번호는 자격취득, 연금번호는 후생연금, 주민세 납부서는 특별징수 전환에 사용합니다.

서류를 받았다는 확인을 남기기

우편으로 받은 서류는 봉투와 발송일을 함께 보관하고, 회사에서 직접 받았다면 수령목록을 확인하세요. 중요한 원본을 회사에 다시 제출할 때는 사본을 남기고, 우편이면 추적 가능한 방법을 사용합니다.

퇴사서류 이메일 예시

お世話になっております。退職後の手続きに必要なため、下記書類の発行予定日と受取方法をご確認ください。①離職票1・2、②給与所得の源泉徴収票、③健康保険資格喪失証明書、④雇用保険被保険者証、⑤退職証明書。郵送の場合は、下記の住所へお願いいたします。

서류 수령 후 10분 검수

1. 이름·생년월일·주소 확인
2. 입사일·퇴직일 확인
3. 퇴직사유 확인
4. 급여와 사회보험료 금액 확인
5. 회사 직인·발행일 확인
6. 스캔 후 이중백업

원본을 제출해야 할 때 사본을 남기기

새 회사나 관공서가 원본 제출을 요구하면 제출 전에 앞뒷면을 스캔하고 제출일·제출처를 기록하세요. 원본이 반환되지 않는 서류도 있으므로 재발행 가능 여부를 미리 확인해야 합니다.

회사명 변경이나 합병이 있었던 경우

근무 중 회사명이 바뀌었다면 경력증명서와 원천징수표의 회사명이 다를 수 있습니다. 합병 전후 관계를 설명하는 사내공지나 등기상 명칭을 함께 보관하면 새 회사 경력확인과 비자절차에 도움이 됩니다.

서류별 보관기간 권장

서류	권장
원천징수표·급여명세서	세금·대출을 고려해 장기보관
퇴직증명서·경력증명서	영구 보관 권장
이직표·수급자격서류	실업급여 종료 후에도 보관
건강보험·연금 서류	자격기록 확인을 위해 장기보관

퇴사서류와 개인정보 보호

서류에는 마이넘버, 주소, 급여, 계좌정보가 포함될 수 있으므로 일반 메신저나 공유PC에 저장하지 마세요. 암호화된 저장공간을 사용하고 제출 후 불필요한 복사본은 안전하게 삭제하세요.

최종 수령목록에 서명하기 전

회사가 서류 수령확인서를 제시하면 실제로 받은 서류와 일치하는지 확인한 뒤 서명하세요. “추후 우편발송” 항목은 예정일과 배송주소를 적어두는 것이 좋습니다.

모든 서류를 받은 뒤에는 파일명과 발급일을 통일해 정리하고, 새 회사 제출본과 개인보관본을 구분하세요.

퇴사서류는 새 회사 입사뿐 아니라 세금, 보험, 비자, 대출에 다시 사용될 수 있으므로 단기 보관서류로 취급하지 않는 것이 좋습니다.

서류 수령이 모두 끝나면 체크리스트에 발급일, 원본 보관위치, 제출처를 적어 두세요. 다음 이직 때 같은 자료를 다시 찾는 시간을 크게 줄일 수 있습니다.

원본은 안전하게 보관하세요.

마무리

일본 퇴사·이직 서류는 각각 쓰임이 다릅니다. 이직표는 실업급여, 원천징수표는 연말정산, 건강보험 자격상실증명서는 보험 전환, 고용보험 피보험자증과 기초연금번호는 새 회사 가입절차에 사용합니다.

퇴사 후 회사와 연락이 끊기기 전에 필요한 서류를 목록으로 요청하고, 개인 이메일과 새 주소를 남겨 두세요. 종이 원본과 PDF 스캔본을 함께 보관하면 다음 이직과 행정절차가 훨씬 편해집니다.

공식 참고자료

• 후생노동성｜퇴직 후 절차와 필요서류
• 국세청｜급여소득 원천징수표
• 후생노동성｜퇴직과 해고 기본안내